Van op een afstand werken is een mindset

Als reisblogger jou iets vertellen over telewerken, dat moet toch een grap zijn? “Reisbloggers werken toch niet achter een bureau”, hoor ik u denken?
Als ik niet in het buitenland onder een palmboom fris kokosnotensap slurp of een Landrover door Schotland jaag, werk ik voltijds voor madewithlove, een softwarebedrijf uit Leuven. Al 12 jaar is het een (volledig) remote bedrijf, met gelijkwaardige collega’s in België en de rest van onze mooie wereld.

Madewithlove helpt haar klanten (vooral straffe start- en scale ups) onder andere met het toepassen van een remote-mindset in hun dagelijkse werking. Ze zijn er van overtuigd dat dit de communicatie en productiviteit van elk team kan bevorderen. Maar dan moet je het wel juist doen.

Omdat we in deze historische tijden en masse verplicht worden om zo veel mogelijk thuis te werken worden we bij madewithlove overspoeld met vragen zoals “hoe je best telewerken aanpakt”, “welke tools we gebruiken voor video calls”, “hoe je van op afstand kan controleren of je collega’s hun werk wel doen” of “hoe je vlot kan werken met kinderen thuis”. Ik geef graag wat antwoorden.

Want vandaag hebben we een beetje schrik. Schrik voor onze algemene gezondheid, maar ook schrik dat het thuiswerken niet lekker loopt en dat er onnodige frustraties ontstaan waardoor het begrip “remote” in post-Corona-tijden verbrand gaat zijn. Onze werkgevers zouden de kracht van van thuis werken misschien niet meer inzien en telewerk krijgt het stigma “tijdverlies ” ten onrechte opgespeld. Madewithlove heeft de afgelopen 12 jaar bewezen dat het wél kan. Hoe we dat aangepakt hebben, leg ik graag even uit.

Dit is de quote klein

Test

One misconception about remote work is that it hinders collaboration. In my experience, the inverse is more likely: offices hinder independent work.

Paul Farnell – Litmus

Wat is het verschil tussen werken van op afstand (remote), remote-first, thuiswerk en telewerk?

Je hebt gemerkt dat ik de begrippen remote, telewerk en thuiswerk vlotjes door elkaar gebruik. Daar is ook een reden voor, er heerst namelijk wat onduidelijkheid over de juiste term. Juridisch gezien doen wij bij madewithlove aan telewerken, maar we noemen dat liever remote werken omdat er wel degelijk een verschil is tussen iemand die af en toe eens (al dan niet met schriftelijke toestemming) een dagje in de week thuis mag werken, en iemand die ‘s ochtends op staat en beslist of ie naar bureau gaat, uit de zetel werkt of in een hippe koffiebar. Rond het aura “telewerken” hangt er nog te fel een hoofdkantoor-mentaliteit, waarbij het thuis werken als extraatje van je werkgever wordt beschouwd. Daarom gebruiken wij liever het begrip remote of remote-first.

Iemand die thuiswerkt is gebonden aan de fysieke locatie van zijn huis: denk de freelancer die zijn bureau nodig heeft om te kunnen werken of de bakker die boven zijn zaak woont. Thuiswerk is dan weer anders dan “van thuis uit werken” of “van op afstand werken”; beide synoniemen voor “remote werken”. “So what?”, hoor ik je denken, “dat is toch maar een term?”. Wel, hier ontstaat wel de kiem van het probleem voor de non-believers, zij die niet geloven in de kracht van thuis werken. Ben je nog mee?

Van op afstand werken gaat niet over werken in je zwembroek uit een hangmat in Aruba of in je onderbroek in een zetel uit Begijnendijk. Sorry digital nomads, jullie zijn een ras apart.

Remote is een mindset

Van op afstand werken gaat niet over werken in je zwembroek uit een hangmat in Aruba of in je onderbroek in een zetel uit Begijnendijk. Sorry digital nomads, jullie zijn een ras apart. (dus niet zoals in de coverfoto hierboven) Remote is een mindset die er voor zorgt dat mensen hun job zo goed mogelijk kunnen doen en daarbij een zo fijn mogelijk leven hebben. Of je bedrijf nu een kantoor in Leuven, ‘S Gravenwezel of Parijs heeft, maakt verder niets uit. Het is niet omdat je een fysiek kantoor hebt, dat je moet verwachten dat iedereen ook lekker daar komt nine-to-fiven. Een kantoor is er voor wie zin heeft, voor wie collega’s rond zich wil hebben en om klanten te ontvangen, als ze daar echt op staan.

Bij madewithlove werken 15 Belgen waarvan er 8 stuks in de buurt van het kantoor in De Hoorn, Leuven wonen. Op een gemiddelde werkdag vind je maar +/-3 collega’s op bureau. Voor ons vormt dat geen enkel probleem, omdat elke keuze die het management de afgelopen 12 jaar maakte, volledig in het functie van die remote mindset stond. Office not required. (Een uitstekende leestip)

De remote mindset, in het kort, draait rond de juiste tools, eerlijkheid, vertrouwen, documentatie, processen, communicatie en lead by example. 

Hieronder enkele antwoorden op de vragen over van thuis uit werken gekoppeld aan de waarden van een remote mindset.

De juiste tools: Welke tools moet ik gebruiken om goed van thuis te kunnen werken?

De juiste tools zijn cruciaal. Er zijn vele gratis oplossingen, maar het is vaak echt beter om gewoon te betalen voor dat ene plan met de extra opties, het gaat je workflow alleen maar ten goede komen.

• Gebruik Slack voor snelle communicatie, gebruik vooral WhatsApp niet voor communicatie met je collega’s. Een WhatsApp groep kan je ‘s avonds niet uitzetten, Slack wel. 
• Voor videomeetings raad ik Zoom aan. Kwaliteit van beeld en geluid, stabiliteit en enkele leuke extra functies zoals “Break out rooms” zijn beter dan de meeste andere tools voor video meetings.
• Notion is een super handige tool voor documentatie. Elke beslissing die je neemt wordt uitgeschreven op een aparte Notion pagina.

Meer over de juiste tools voor van thuis werken vind je hier.

Eerlijkheid: Mag ik overdag naar de winkel tijdens het werken?

De meeste remote bedrijven werken met flexibele uurschema’s. Je kiest zelf wanneer je het liefst werkt en wanneer je het meest productief bent. Wil je elke dag om vier uur aan de schoolpoort staan? Prima, go for it. Zorg er uiteraard wel voor dat je time trackers niet lopen en maak je team er tijdig van bewust dat je even niet beschikbaar bent.
Zorg ervoor dat je met je bedrijf wegstapt van de Buts-in-seat-metric

If you can’t trust your employees to work flexibly, why hire them in the first place? — Adam Henderson

Vertrouwen: Hoe controleer je dat een collega voldoende gewerkt heeft?

Hoe bouw je vertrouwen bij je team? Beoordeel je collega’s of hun prestaties niet op basis van tijd of aanwezigheid, maar op de impact die hun werk opbrengt. Door duidelijke goals en verwachtingen uit te werken weten je collega’s wat er van hen verwacht wordt en kan jij de eerste stap zetten om dat vertrouwen te geven. Ben je vroegtijdig klaar met je taken? Prima, gebruik die tijd om collega’s te helpen, kennis van jou en het bedrijf te verbeteren of om te beginnen aan taken op langere termijn.

Documentatie: Hoe kennis delen en je team op de hoogte brengen?

Documentatie is een must, in elk bedrijf. Denk ook in functie van collega’s die nog niet bij jou werken: die zullen wellicht dezelfde vragen hebben als ze op je project komen.
Enkele uitstekende voorbeelden van documentatie zijn: Blendle’s Employee Handbook en Basecamp’s Employee Handbook. 

Wijs je collega’s er op als er beslissingen in chat of meeting worden genomen om deze definitief uit te schrijven. In een ideaal scenario kan je elke vraag van je collega beantwoorden met een link naar de juiste pagina in je documentatie. Als dit niet het geval is, weet je wat je moet doen.

Processen: Wat doe ik als mijn collega niet direct antwoord op mijn chatbericht?

Iets waar je mee moet experimenten als beginnend remote bedrijf is asynchrone communicatie. Verwacht niet meteen een antwoord als je een chat berichtje plaatst. Geef je collega’s de ruimte om te antwoorden wanneer het hen uitkomt. Je wil zelf ook niet gestoord worden als je net druk bezig bent. Het is ook OK om Slack toe te doen als je het druk hebt. Zorg er voor dat je individueel verder kan met je werk, ook als er niet direct antwoorden komen. Meer weten over dit onderwerp, zoek wat op over Slow Time.
Is die meeting wel nodig? Laat iedereen (asynchroon) de meeting voorbereiden, puntjes uitschrijven en in schriftelijke communicatie treden met elkaar. Zijn er dan nog dingen niet duidelijk, kan je een video call opzetten. De meetings zullen beter voorbereid zijn en minder lang duren.

Communicatie: Hoe pak je meetings van op afstand aan? Waar moet je in je communicatie bij telewerk op letten?

Er zijn enkele vuistregels in geschreven communicatie, die je altijd in acht moet nemen. 

• Always assume good intent: emoties zijn verborgen bij het lezen van teksten, gebruik emoji’s, verbiedt schrijven in capitals en overvloedig gebruik van leestekens, maar ga er ten allen tijde van uit dat je collega het goed bedoelt. 

• One human, one computer: als je een meeting hebt waarbij er meerdere mensen achter 1 scherm zitten, verhindert dit duidelijk communicatie voor de persoon aan de andere kant. Er ontstaat veel meer ruis door body language communicatie en er is een onevenwichtige verhouding in de call. Zelfs al zit je allen in hetzelfde gebouw, een meeting doe je alleen achter je eigen computer. 

• Mute by default, space to talk: zie je met verschillende personen in eenzelfde virtuele meeting moet het standaard zijn dat iedereen gemute is. Je microfoon enkel aanzetten als je zelf aan zet bent, in zoom kan dat eenvoudig door op spatie te duwen zolang je babbelt. Vlotte communicatie, waar we toch allemaal van houden.

• Brb, afk, hello: Laat je collega’s in een algemeen channel weten als je werkdag begint of als je even weg bent. Zeg hallo, zeg dag. Niet om elkaar te controleren, maar zodat iedereen weet of je snel een antwoord kan verwachten of niet.

• Een meeting als laatste toevlucht: mensen doen te veel, nutteloze meetings. Als je een uur lang in meeting zit met 4 personen, kost het je bedrijf niet 1 maar 4 uren. Gebruik een meeting enkel om met zo weinig mogelijk mensen (wel de juiste mensen) een zo klein mogelijk punt te behandelen. Iedereen waakt mee over de inhoud (door een duidelijke agenda) en creëer een cultuur waar het oké is om elkaar er op te wijzen als je afwijkt. 

Lead by example: Hoe zorg je ook thuis voor een duidelijk onderscheid tussen je werkdag en vrije tijd?

Het begint allemaal bij het management. Toon aan je werknemers hoe het moet. Behandel iedereen gelijk, en dus ook als je collega’s aan de andere kant van de plas hebt. Andreas Creten, CEO van madewithlove, heeft nooit voor een ander bedrijf gewerkt. Hij wil van madewithlove het bedrijf maken waar hij zelf voor zou willen werken. En volgens mij is hij daar behoorlijk goed aan het in slagen. Lees hier bijvoorbeeld meer over de company benefits. En over onze jaarlijke retreats zal ik voorlopig maar zwijgen.

Vragen over van op afstand werken?

Heb je nog vragen over van op afstand werken? Lukt het niet om de juiste tools aan de praat te krijgen? Ken je nog mensen die hulp kunnen gebruiken om hun communicatie te verbeteren? We willen graag helpen, en dat hoeft niet in ruil voor sjieke cheques. Zeker in deze moeilijke tijden dragen we graag ons steentje bij. Reach out, we are here to help. 

Nog handige artikels:

• The top struggles for remote workers
• Keeping your team healthy and more productive using remote work
• We are not a remote-first company
• Don’t Notion shine when she’s gone?
• Why is everybody wearing headphones?
• Basecamp’s handbook
• Boek: Remote by Jason Fried
  

Lees tip: Dubrovnik is de mooiste citytrip